Assuntos

Todo tipo de processo registrado no sistema tem determinados assuntos interligados a ele. Nesta tela, o administrador do FlowDocs pode fazer essa associação entre Assunto x Tipo de Processo e parametrizar as informações do assunto conforme sua necessidade. Em algumas situações, o próprio assunto pode agrupar demais assuntos relacionados entre si.

Entre as funcionalidades disponíveis nesta página estão: adicionar algum assunto ou grupo de assuntos de determinado tipo de processo, editar ou excluir os registros já existentes.

Criação de assuntos

A criação do assunto é dividida em 08 partes, quando NÃO for um grupo de assunto. Vamos iniciar explicando todos os campos que aparecem quando NÃO se trata de um grupo:

Dados Gerais

A primeira parte é a aba de "Dados Gerais", nela é necessário vincular o tipo de processo ao qual o assunto está ligado, adicionar o nome do referido assunto no campo "Descrição", definir se trata de um grupo de assuntos ou não. Caso não se tratar de um grupo, há a opção para adicionar o código do assunto superior.

Código - nome do tipo de processo

Clique no ícone da lupa e informe a qual tipo de processo esse assunto está interligado.

Descrição do assunto

Informe uma descrição que identifique o assunto no sistema. Esse nome aparecerá para o usuário selecionar o assunto ao abrir um novo processo.

Grupo

Selecione se o assunto é um grupo ou não. Essa opção é utilizada com maior frequência quando se trata de assunto externo. A criação de um assunto como grupo é necessária para agrupar assuntos e organizá-los, facilitando a localização para o usuário.

Código - descrição do assunto superior

Se desejar que esse assunto esteja relacionado a outro, selecione o assunto ao qual deseja estabelecer a relação. Quando se tratar de um assunto externo, na área pública, ao clicar no assunto superior, o sistema redirecionará para outra tela listando os assuntos relacionados a ele.

Código - estrutura administrativa

Este campo é opcional. Se o assunto for de responsabilidade única de um setor, clique no ícone da lupa e selecione a estrutura responsável. Essa opção é usada exclusivamente para emitir os relatórios de análises por departamento.

Código - layout

Se definir um layout, sempre que abrir um novo processo, o sistema o carregará automaticamente no corpo do processo, no editor de texto. Clique no ícone da lupa para selecionar o layout desejado.

Detalhamento padrão do recibo

O sistema permite que os usuários emitam recibos, comprovando a abertura do processo. O texto definido neste detalhamento padrão aparecerá em todos os recibos desse assunto que qualquer usuário emitir.

Configurações

A segunda parte é a aba "Configurações", onde o administrador pode configurar algumas funções relacionadas ao assunto, tais como:

Situação

Esta opção permite escolher se o assunto está ativo ou inativo. O assunto é criado como ativo por padrão, mas pode ser alterado a qualquer momento.

Permitir acesso externo

Esta opção define se o assunto será exibido na área pública (para usuários externos) ou se será restrito à área interna.

Redirecionamento

Esta opção determina se o usuário precisa se identificar para iniciar um processo (Acesso Autenticado) ou se pode fazê-lo sem a necessidade de identificação (Formulário Anônimo).

Sigiloso

Esta opção especifica se os processos criados com esse assunto serão sigilosos ou não. Se forem sigilosos, apenas os usuários envolvidos no processo poderão visualizar as informações. Se não forem sigilosos, todos os usuários que tiverem o código de acesso poderão acompanhar o processo pela área pública.

Permitir alterar sigiloso

Esta opção permite que o remetente escolha se o processo será sigiloso ou não durante a criação do processo. Se esta opção estiver marcada como "Sim", o sistema irá apresentar um botão para que o remetente possa alterar o valor do campo anterior. Se esta opção estiver marcada como "Não", o valor do campo anterior ficará definido por padrão e não poderá ser alterado.

Nível Usuário

Informe o nível do usuário.

Informar endereço do processo

Esta opção habilita a funcionalidade de informar o endereço do processo. Se esta opção estiver marcada como "Sim", o sistema irá exibir um botão de endereço, contendo o mapa da cidade, para que o usuário possa definir o endereço em questão na abertura do processo.

Permitir alterar prazo

Esta opção habilita a funcionalidade de alterar o prazo do processo. Se esta opção estiver marcada como "Sim", o sistema irá exibir um botão para que o usuário que está abrindo o processo possa alterar os prazos definidos na aba "Roteiros". No decorrer do processo, com esta opção habilitada também será possível prolongar o prazo.

Tipo de controle

Controle por Deferimento/Indeferimento: ao encaminhar o processo, o sistema solicitará que o usuário informe uma situação do trâmite. Se esse assunto possuir roteiros, o tipo de controle deverá ser por deferimento/indeferimento, pois se a situação for de "Deferimento" o sistema avançará para a etapa seguinte, se for de "Indeferimento" o sistema interromperá o avanço. Sem controle por Deferimento/Indeferimento: não haverá necessidade de informar a situação do trâmite ao tramitar o processo. Arquivamento automático: ao marcar essa opção, defina no próximo campo o número de dias para o arquivamento automático. O processo será enviado para todos os destinatários e após esse período ele será arquivado automaticamente para todos (opção indicada para avisos gerais na entidade).

Quantidade de dias para arquivamento

Se marcou a opção de Arquivamento automático no campo anterior, defina aqui o número de dias para o arquivamento automático do processo.

Máximo destinatários

Se houver um limite de destinatários para o envio de cada processo, defina aqui o número máximo (esse campo foi criado para que algumas entidades restringissem a quantidade para 1 destinatário, 'obrigando' assim a sempre enviarem os processos de setor em setor, de forma individual).

Visualizar recibo

Se marcou "Sim" ao criar um novo processo com esse assunto, o sistema abrirá um visualizador de PDF na tela com um recibo comprovando a abertura do processo, se marcou como "Não", o recibo não aparecerá na tela, mas os usuários poderão emitir um recibo posteriormente, pelo botão "Recibo" na visualização do processo.

Criar somente na Estrutura Administrativa

Se essa opção estiver habilitada, esse assunto só poderá ser criado a partir de uma inbox de algum setor/departamento. Usuários internos e externos não terão permissão para criar pela inbox pessoal.

Padrão responder privado

Se estiver habilitada a configuração PERMITE_TRAMITE_SIGILOSO, o sistema permitirá que os usuários criem trâmites em que apenas o remetente e o destinatário visualizem as informações. Os demais envolvidos no processo não terão acesso às informações ali inseridas. Ao tramitar o processo, aparecerá uma opção para informar se responderá privado ou não. Esse parâmetro é para indicar como essa opção virá marcada quando os usuários forem tramitar o processo.

Restringir trâmites internos

Ao ativar essa opção, todos os processos desse assunto terão seus trâmites internos ocultos para usuários externos. O usuário externo poderá ver que houve uma movimentação, mas só poderá acessar o conteúdo quando houver algum trâmite em que ele participe.

Aprovar documentos

Ao habilitar essa opção, o usuário interno ou o setor/departamento que receber o processo poderá usar o recurso de aprovar/recusar todos os documentos anexados no trâmite inicial.

Enviar para cidadão

Essa opção indica se é possível enviar processos com esse assunto para cidadãos. Se essa opção estiver desabilitada, o menu cidadão dos destinatários será ocultado.

Enviar para servidor

Essa opção indica se é possível enviar processos com esse assunto para servidores. Se essa opção estiver desabilitada, o menu servidores dos destinatários será ocultado.

Enviar para Estrutura Administrativa

Essa opção indica se é possível enviar processos com esse assunto para a estrutura administrativa. Se essa opção estiver desabilitada, o menu estrutura administrativa dos destinatários será ocultado.

Tipo de editor

Editor HTML: É o editor que todos conhecem, padrão em quase todas as telas do sistema, com recursos básicos de edição de textos. Texto básico: É somente um campo para digitar o texto, sem permitir que se faça nenhuma formatação. Nenhum: Não aparecerá editor de texto no primeiro trâmite ao usar esse assunto.

Roteiros

A terceira parte é a aba "Roteiros", que permite controlar as unidades de tramitação e os prazos de cada processo. É importante ressaltar que o roteiro só funciona adequadamente se o processo tiver uma ordem cronológica fixa para passar de setor em setor, sem possibilidade de desvios. Essa opção é recomendada apenas para os processos que seguem sempre os mesmos setores na mesma sequência.

Se você tiver vários assuntos que precisam passar pelos mesmos setores/departamentos, você pode usar a opção de "Clonar", que permite copiar o roteiro de um assunto para outros assuntos, ou vice-versa.

Para incluir um roteiro, clique no botão "+ Adicionar". Você deverá preencher alguns campos, como: descrição, tipo, detalhamento e unidades de tramitação. A seguir, está a definição de cada um:

Descrição do Roteiro

Informe uma descrição que identifique essa etapa do roteiro no sistema. Esse nome aparecerá na linha do tempo para todos os usuários envolvidos no processo.

Tipo

Indique se o tipo é "Especificar unidades de tramitação" (você deve inserir no campo correspondente os setores/departamentos por onde o processo deve passar, e ele será enviado automaticamente para eles) ou "Genérico" (você apenas informa o prazo, e qualquer pessoa ou setor/departamento que receber um processo com esse assunto terá esse prazo para responder o processo).

Detalhamento do roteiro

Faça uma descrição sucinta do que deve ser feito nessa etapa do roteiro. O que você escrever aqui, aparecerá para os usuários quando eles acessarem a linha do tempo do processo.

Unidades Tramitações

Há duas formas diferentes de preencher as unidades de tramitação. Quando o tipo for Genérico, basta apenas informar o tipo de prazo (se é em dias ou em horas) e digitar a quantidade do prazo no campo ao lado. Quando o tipo for Especificar unidades de tramitação, é necessário clicar no botão "+ Unidade de Tramitação" e selecionar o usuário ou a estrutura administrativa que receberá o processo. Após selecionar a unidade, digite o prazo no campo específico e altere o tipo do prazo se precisar (por padrão, ele vem como Dias, mas pode ser alterado para Horas).

Evite encaminhar o processo para servidores específicos, dê preferência para enviar para o setor/departamento em que eles trabalham, pois assim outras pessoas do setor podem dar continuidade ao processo caso eles estejam ausentes ou em férias.

Após inserir uma unidade, clique em "Salvar" e continue adicionando outras unidades de forma individual para definir as etapas do roteiro na linha do tempo. NÃO agrupe todas as unidades de tramitação no mesmo roteiro, se elas não corresponderem à mesma etapa.

Exemplo: Um cidadão registrou uma manifestação sobre focos de dengue, o processo deverá passar PRIMEIRAMENTE pela Ouvidoria para uma triagem, em seguida será enviado para a Vigilância Sanitária e depois retornará para a Ouvidoria. São 3 etapas distintas, portanto é preciso criar 3 roteiros e não inserir todos os setores na mesma unidade de tramitação. Veja a imagem abaixo:


assunto roteiros

E, por fim, no topo da aba há um parâmetro que indica se é permitido alterar os destinatários que você estabeleceu nos roteiros ou não. Se você selecionar "Não", os destinatários do processo não poderão ser modificados, sempre serão carregados os que você definiu anteriormente. Se você selecionar "Sim", os usuários poderão alterar os destinatários quando estiverem movimentando o processo.

Requisitos

A quarta parte é a aba "Requisitos", onde você pode adicionar instruções, formulários ou documentos obrigatórios para o usuário preencher ou anexar ao abrir um processo com esse assunto.

Se você quiser usar os mesmos requisitos em vários assuntos, você pode usar a opção de "Clonar", que copia os requisitos de um assunto para outros, ou vice-versa.

Para incluir um requisito, clique no botão "+ Adicionar". Você deverá preencher alguns campos de acordo com o tipo que escolher, conforme explicado abaixo:

Quando o tipo selecionado for "Documento":

  • Informe uma descrição que identifique o documento no sistema. Essa descrição aparecerá para o usuário na parte de anexos do processo com esse assunto;

  • Informe se o documento é obrigatório ou não.

Quando o tipo selecionado for "Perguntas":

  • No campo descrição, digite a pergunta que você quer fazer ao usuário. Seja claro e objetivo na sua pergunta, para facilitar o entendimento do usuário. Essa pergunta aparecerá ao abrir um processo com esse assunto;

  • Informe o "Tipo de Resposta";

  • Informe se a resposta é obrigatória ou não;

  • Escolha se o usuário poderá adicionar uma justificativa à resposta. A justificativa é um campo de texto livre para o usuário digitar. Você pode escolher entre três opções: Permite informar (o usuário pode adicionar ou não uma justificativa), obriga informar (o usuário deve adicionar uma justificativa) ou não permite informar (o usuário não pode adicionar uma justificativa, o campo ficará oculto).

Se o Tipo de Resposta for "Alternativas", você deverá digitar a alternativa e clicar em "+ Incluir" para adicionar ela na pergunta. Você também deverá informar se o campo "Múltiplas Respostas" é "Não" (o usuário só poderá escolher uma alternativa) ou "Sim" (o usuário poderá escolher mais de uma alternativa).

Quando o tipo de resposta for Matrícula RH (SIP), é preciso que a integração (URL_SIP) esteja ativada nas configurações. Assim, o sistema preencherá automaticamente a matrícula, a data de admissão, o cargo e a natureza (efetivo ou comissionado) do servidor que enviar um processo com esse requisito.

Quando o tipo selecionado for "Instrução":

  • No campo descrição, digite a instrução que você quer passar ao usuário. Seja claro e objetivo, para facilitar o entendimento do usuário. Essa instrução aparecerá para o usuário ao abrir um processo com esse assunto;

Interessados

Extensão de anexos

Instrução

Questões Avaliação

Grupo de Assuntos

A criação do assunto é dividida em 02 partes, quando for um grupo de assunto.

Dados Gerais

Configurações