Inbox

Todos os usuários terão acesso a quatro pastas padrões na inbox pessoal:

Caixa de entrada

Permite visualizar todos os processos recebidos em que se tem envolvimento.

Enviados

Permite visualizar todos os processos que foram criados pelo usuário.

Rascunho

O sistema permite começar a fazer a criação de um processo e continuar posteriormente, num outro momento. Todos os processos iniciados e não finalizados ficam salvos na pasta de rascunho.

Arquivados

Permite visualizar as demandas que foram resolvidas e então arquivadas.

Os usuários internos também terão acesso as inbox dos setores ou subsetores, de acordo com a estrutura administrativa do órgão público, ficando separado os processos em que o funcionário está envolvido individualmente dos que o setor ou departamento em que ele faz parte.

Há também a opção de criar diversas pastas nas inbox, para melhor organização do usuário, permitindo mover os processos da caixa de entrada para alguma pasta específica. Ao lado do nome da inbox há um ícone de + e é através dele que serão criadas as pastas.

Regra do botão adicionar informação

Se a permissão de adicionar informação no grupo do usuário estiver desabilitada E/OU o processo estiver arquivado, ele nunca vai conseguir adicionar informação.

Regra para o usuário interno/organograma:

  • Caso o parâmetro TRAVAR_RESPONDER_PROCESSO esteja N, ele vai poder adicionar informação a qualquer momento.

  • Caso o parâmetro TRAVAR_RESPONDER_PROCESSO esteja S, ele vai poder adicionar informação apenas caso o processo esteja com ele. Para o processo estar com ele é necessário ser o destinatário do último trâmite ou, caso o último destinatário seja um usuário externo/anônimo, ele precisa ser o último remetente.

Regra para o usuário externo:

  • O usuário externo nunca pode adicionar informação no processo, mesmo com a permissão do grupo ativada.

Regra do botão encaminhar

Se a permissão de encaminhar no grupo do usuário estiver desabilitada E/OU o processo estiver arquivado, ele nunca vai conseguir encaminhar.

Regra para o usuário interno/organograma:

  • Ele vai poder encaminhar apenas caso o processo esteja com ele. Para o processo estar com ele é necessário ser o destinatário do último trâmite ou, caso o último destinatário seja um usuário externo/anônimo, ele precisa ser o último remetente.

Regra para o usuário externo:

  • O usuário externo nunca não pode encaminhar o processo, mesmo com a permissão do grupo ativada.

Regra do botão responder

Se a permissão de responder no grupo do usuário estiver desabilitada E/OU o processo estiver arquivado, ele nunca vai conseguir responder.

Regra para o usuário interno/organograma:

  • Caso o parâmetro TRAVAR_RESPONDER_PROCESSO esteja N, ele vai poder responder a qualquer momento e qualquer trâmite.

  • Caso o parâmetro TRAVAR_RESPONDER_PROCESSO esteja S, ele vai poder responder apenas caso o processo esteja com ele e apenas o último trâmite. Para o processo estar com ele é necessário ser o destinatário do último trâmite.

Regra para o usuário externo:

  • O usuário externo só vai poder responder o processo caso o mesmo esteja com ele e apenas o último trâmite, independente do valor na configuração TRAVAR_RESPONDER_PROCESSO.

Regra do botão de solicitar assinatura

Se o processo estiver arquivado, a opção fica desabilitada.

Regra para o usuário interno/organograma:

  • O arquivo deve ser um PDF e a situação do trâmite não pode ser cancelado.

Regra para o usuário externo:

  • O usuário externo não pode solicitar assinatura.

Regra do botão de arquivar

Se a permissão de arquivar no grupo do usuário estiver desabilitada, o processo estiver arquivado ou bloqueado ou o tipo de controle do assunto for arquivamento automático, ele nunca vai conseguir arquivar.

Ainda existe o controle da configuração TRAVAR_TRAMITACAO_ASSINATURA, que caso seja S, se o processo possuir alguma solicitação de assinatura pendente, ele desabilita o botão de arquivar.

Regra para o usuário interno/organograma:

  • Ele vai poder arquivar apenas caso o processo esteja com ele. Para o processo estar com ele é necessário ser o destinatário do último trâmite ou, caso o último destinatário seja um usuário externo/anônimo, ele precisa ser o último remetente.

Regra para o usuário externo:

  • O usuário externo nunca não pode arquivar o processo, mesmo com a permissão do grupo ativada.

Regra para processos voltarem a caixa de entrada

Regra para inbox pessoal de usuários internos e externos:

  • O sistema vai voltar os processos das pastas personalizadas para a caixa de entrada de acordo com o parâmetro VOLTAR_PROCESSOS_CAIXA_ENTRADA. Caso seja S, ele volta, caso seja N, ele mantém o processo na caixa que ele estiver.

Regra para organogramas:

  • Se o parâmetro VOLTAR_PROCESSOS_CAIXA_ENTRADA for S, todos os processos vão voltar para a caixa de entrada, independente da configuração no cadastro do organograma.

  • Se o parâmetro VOLTAR_PROCESSOS_CAIXA_ENTRADA for N, o sistema vai verificar a configuração dentro do cadastro do organograma. Caso esteja configurado para voltar para caixa de entrada, vai voltar, caso não, vai manter.

Verifique nas configurações como está a chave TRAVAR_TRAMITACAO_ASSINATURA pois caso esteja habilitada o sistema irá travar a tramitação do processo caso houver assinaturas pendentes no processo, ou seja, os botões de adicionar informação, encaminhar e responder ficarão ocultos para todos usuários até que todas as assinaturas solicitadas sejam realizadas.

Na aba de perguntas frequentes da tela inicial há diversos vídeos que auxiliarão os usuários a tramitarem os processos nas rotinas diárias.